INTEGRACIÓN ENTRE UN ERP Y UN CRM

Qué es un ERP

Un ERP o software de planificación de recursos empresariales, es un sistema donde las compañías gestionan de manera centralizada los procesos clave del negocio, como finanzas, recursos humanos, fabricación, ventas, facturación entre otros.

Qué es un CRM

Por otro lado, un CRM es un Software que se utiliza para administrar la relación con los clientes. Es el lugar donde se coordina la adquisición, retención, servicio y crecimiento de la cartera.

Porque se necesita integrar un ERP y un CRM

A pesar de que muchos ERPs incluyen un CRM, sus capacidades son muy limitadas cuando se comparan con plataformas especializadas como Salesforce, HubSpot y Zoho.

Y es que estas plataformas de CRM, además de que permiten gestionar los procesos de ventas y servicio de una manera más ágil e intuitiva, desde hace años han apostado por incluir funciones que típicamente se manejaban desde el ERP, como por ejemplo:

CPQs, (configuración, precio y cotización) donde el equipo de ventas puede realizar y enviar cotizaciones desde el CRM, con información que vive en el ERP como precios dinámicos e inventarios .

También dentro de estas nuevas funciones, algunos CRMs incluyen la gestión de pedidos, contratos y la posibilidad de ofrecer una solución de Ecommerce B2B para sus clientes recurrentes.
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Como ves, estos CRMs  están poco a poco ocupando ciertos espacios relacionados a la gestión de clientes, que antes eran administrados únicamente desde el ERP.

Otros ejemplos de procesos que se pueden integrar son:

1.- Activar el proceso de facturación, cobranza y entrega en tu ERP, cuando una oportunidad se marca como ganada en tu CRM.

2.- Proporcionar a tus vendedores una vista 360 de sus clientes en el CRM, que incluya información clave que vive en el ERP, como saber si un cliente dejó de comprar, o si existe algún problema de cobranza o entregas.

3.- Y el más importante, unificar los datos de ambos sistemas para la generación de reportes en una sola plataforma, eliminando así los silos de información.

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3 opciones técnicas para integrar un ERP con un CRM

La primera opción es a través de Conectores nativos o realizados por terceros.

Estos conectores son mini integraciones ya prehechas que permiten sincronizar ciertos campos entre ambas plataformas. Son una buena opción para transferir información pero la mayoría de las veces no alcanzan a cubrir los diferentes casos de uso que una empresa requiere, sobre todo cuando el objetivo es aprovechar al máximo el potencial de nuestro CRM.

La segunda opción es a través de IpaaS o conectores no code como zapier, Make o N8.

Este tipo de soluciones, al igual que los conectores, son funcionales cuando quieres sincronizar ciertos campos y habilitar flujos de trabajo simples.

No serán la mejor opción, cuando lo que necesitas es integrar procesos de negocio personalizados, que implican enviar información en ambos sentidos generando diversos disparadores o webhooks que actualizan información de múltiples módulos del ERP y El CRM al mismo tiempo.

La tercera opción para integrar un ERP con un CRM es vía API.

Un API es un conjunto de reglas y protocolos que permite que el ERP y el CRM hablen el mismo idioma de forma directa.

Para que esta comunicación sea robusta, se suele construir una arquitectura basada en Middleware, que actúa como una capa inteligente intermedia, que procesa, traduce y asegura que los datos fluyan correctamente.

A diferencia de los conectores prehechos o las plataformas no-code, una integración vía API ofrece ventajas clave para tu empresa:

1. Mientras que los conectores limitan a campos predefinidos, la API permite mapear cualquier dato y lógica de negocio a la medida de tu operación.
2. Se reduce la latencia y los errores frecuentes que muchos usuarios reportan en plataformas como Zapier o Make.
3. Otra diferencia es que con una sola integración vía API, se puede impactar simultáneamente múltiples módulos: CPQ, inventarios, facturación y más.
4. En la integración vía API se paga por consumo real, no por tarea o
5. Se paga por consumo real de la API, no por tarea o automatización, lo que escala mejor conforme crece el volumen.

Mientas en en plataformas de tipo No-Code pagas por cada tarea que se procesa, la API permite el procesamiento por lotes. Esto significa que puedes empaquetar miles de actualizaciones de inventario o pedidos en una sola llamada, pagando el precio de una sola conexión en el desarrollo en lugar de miles de tareas individuales. Así el costo de la integración no crece de forma proporcional a tus ventas o transacciones, sino que se mantiene eficiente en picos de alta demanda.

1. Mediante protocolos como OAuth 2.0, los datos viajan cifrados y de forma privada, sin transitar por servidores de terceros.

Es importante mencionar también que en el mercado existen algunos sistemas  ERP conocidos como como Legacy que no cuentan con API nativa.

En estos casos, el middleware se conecta directamente a la base de datos SQL para extraer y transformar la información de forma segura.

En conclusión, conectar tu ERP y CRM es clave para el crecimiento de tu empresa.

Cuando ambos sistemas comparten datos en tiempo real, tu equipo comercial trabaja con información precisa, los ciclos de venta se acortan y la operación escala sin fricciones.

Espero que esta información te haya sido de utilidad y si estás pensando en integrar tu ERP y CRM, agenda una llamada con nuestro equipo.