Integración entre PMS Cloudbeds y CRM de HubSpot

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Reto a resolver

Sector: Hotelería

En el sector hotelero, la información suele quedarse atrapada en el front-desk. El PMS (Cloudbeds) sabe quién se hospeda, pero el equipo de Marketing y Ventas en HubSpot no tiene idea de qué habitación prefirió el cliente o cuánto gastó en el restaurante. Esta desconexión impide crear campañas de fidelización efectivas.  

Como primera opción se analizó utilizar conectores existentes entre HubSpot y Cloudbeds o trabajar con IPaas como zapier o make. Sin embargo, al revisar el proceso y el nivel de detalle en las conexiones requeridas entre ambos sistemas, se decidió realizar una integración a la medida que facilitara el trabajo entre las áreas de marketing, ventas y operaciones del hotel.

La solución Codevelopers: Implementamos una sincronización bidireccional vía Middleware que conecta el flujo de la estancia con el ciclo de vida del cliente.

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¿Cómo funciona el flujo de trabajo?

1. Reserva y Check-in: En cuanto se crea una reserva en Cloudbeds, nuestra integración crea o actualiza el contacto en HubSpot, asignándole el estatus de "Huésped Próximo".

2. Durante la Estancia: El Middleware monitorea eventos clave. Si el huésped consume servicios

adicionales (Spa, Restaurante, Tours) registrados en el PMS, esta data se mapea a HubSpot para

segmentar su perfil de intereses.

3. Check-out y Disparador de Lealtad: Al momento del cierre de cuenta en Cloudbeds, se activa un Trigger en HubSpot. Tres días después, el sistema envía automáticamente un correo personalizado agradeciendo la visita e incluyendo un cupón de descuento exclusivo para su tipo de habitación preferida.

4. Sincronización de Perfiles: Si el huésped actualiza sus datos (como un nuevo correo o teléfono) durante su estancia, el cambio se refleja en ambas plataformas, manteniendo tu base de datos limpia y útil.

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Beneficios obtenidos

1) Alcance de la Integración: Sincronización de Perfiles de Huésped, Historial de Estancias y Preferencias de Consumo.

2) Fidelización Automatizada: Dejas de enviar correos masivos genéricos para enviar ofertas basadas en el comportamiento real del cliente (Upselling y Cross-selling).

3) Eficiencia en Recepción: El equipo de front-desk puede ver notas de marketing en Cloudbeds, como "Huésped VIP - Aniversario", mejorando el servicio al cliente desde el primer minuto.

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La clave de integrar Cloudbeds con HubSpot no es solo pasar datos como nombre del huésped, sino radica en entender la lógica de los “bookings” para fidelizar al cliente.

En Codevelopers desarrollamos la arquitectura necesaria para que cada reserva se convierta en una oportunidad de recompra, automatizando el seguimiento que tu equipode marketing no tiene tiempo de hacer manualmente.